Assistant.e de direction Chargé.e de projet stratégique
Version du programme : 1
Type de formation
MixteDurée de formation
56 heures (8 jours)Accessibilité
OuiAssistant.e de direction Chargé.e de projet stratégique
Véritable pivot entre la direction, l’exploitation, les salariés et les clients, l’assistante de direction sécurise la continuité de l’activité et prend une part active aux décisions de son périmètre. Ce parcours accompagne une assistante déjà en poste dans son évolution vers un rôle de relais de direction : prioriser, analyser, proposer, faire valider, appliquer et capitaliser. Les atouts de la formation : un parcours personnalisé, construit à partir de la fiche de poste et des situations réelles de l’entreprise • Une formation basée sur la pratique, avec des mises en situation tirées du quotidien de l’entreprise. • Un accompagnement sur le développement des compétences relationnelles, managériales et organisationnelles. • Des outils directement utilisables à l’issue de chaque module : grille de priorisation, fiche de rôle, trame de décision, FAQ. • Un bilan régulier des acquis, des difficultés et des axes d’amélioration, partagé avec la dirigeante. Des financements sont possibles pour cette formation, n’hésitez pas à consulter notre page dédiée : https://dlcc.fr/les-financements-de-la-formation-professionnelle/
Objectifs de la formation
- Organiser son activité et prioriser les urgences pour sécuriser la continuité du service
- Coordonner et faire circuler l’information entre la direction, l’exploitation, les salariés et les clients
- Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines, et en assurer le suivi par des tableaux de bord
- Traiter les réclamations et les situations complexes en proposant des solutions argumentées
- Exercer un rôle de relais de direction et de manager de proximité dans un cercle de responsabilité défini
- Conduire un projet concret au poste de travail, de sa préparation à sa clôture
Profil des bénéficiaires
- Salarié(e)s en poste d’assistant(e) administratif(ve) ou de direction ou en recherche d'emploi
- Salarié(e)s appelé(e)s à exercer un rôle de relais de direction ou de management de proximité ou en recherche d'emploi
- Savoir lire, écrire le français et compter
- Exercer une fonction administrative en entreprise
- Connaissance basique des logiciels de traitement de texte, tableurs et messagerie
- Un outil informatique et une connexion internet sont nécessaires pour accéder à la plateforme et en cas de formation en distanciel
Contenu de la formation
Clarifier son rôle et son cercle de responsabilité 0,5J
- Situer sa contribution dans l’organisation de l’entreprise et la répartition des rôles
- Distinguer ce que l’on décide seule, ce que l’on propose et fait valider, ce que l’on alerte immédiatement
- Construire sa fiche de rôle et sa feuille de route d’évolution
Organiser son environnement de travail et gérer ses priorités 1J
- Analyser ses pratiques professionnelles et identifier les tâches récurrentes et chronophages pour apporter une action corrective
- Qualifier les urgences à l’aide de la matrice d’Eisenhower et d’une grille de priorisation
- Organiser son agenda et ses routines de pilotage : point quotidien, réunion hebdomadaire avec la direction
- Faire face aux imprévus et réduire la charge mentale
Communiquer efficacement et coordonner l’information 1,5J
- Mieux se connaître pour communiquer efficacement
- Connaître les bases d’une communication efficace en interne et en externe
- Rédiger des écrits professionnels courts et traçables : courriels, messages programmés, consignes, rappels des règles internes
- Organiser les circuits d’information avec l’exploitation et choisir le bon canal selon le niveau d’urgence
- Sélectionner, exploiter et restituer les informations sous une forme adaptée au destinataire, dans les délais impartis
Traiter les réclamations et les situations complexes 1J
- Adapter sa communication à l’interlocuteur en faisant preuve d’intelligence situationnelle, y compris en situation tendue
- Reconstituer les faits, formuler des options et une recommandation, préparer le support de décision
- Traiter un impayé complexe : constituer le dossier, analyser, solliciter l’arbitrage
- Évaluer la situation et transmettre le dossier en fonction de son niveau d’urgence et de gravité
- Capitaliser les solutions retenues dans une FAQ interne
Assurer le suivi administratif du personnel et le management de proximité 1J
- Collecter les éléments nécessaires à l’embauche, au départ ou aux absences dans le respect des procédures de l’entreprise et des obligations légales
- Constituer et tenir à jour les dossiers du personnel, sécuriser la collecte des pièces
- Contribuer au parcours d’intégration des nouveaux salariés
- Donner des consignes, vérifier leur application, recadrer une pratique et tracer les faits
- Distinguer le recadrage opérationnel de ce qui relève de la direction
Assurer la traçabilité et la conservation des informations 0,5J
- Organiser le classement et l’arborescence des dossiers partagés pour en faciliter l’exploitation
- Garantir l’accessibilité des dossiers aux tiers habilités
- Formaliser des procédures écrites, avec l’appui des outils d’intelligence artificielle
Élaborer et actualiser les tableaux de suivi 0,5J
- Collecter les données chiffrées dans différentes sources ou auprès d’autres collaborateurs
- Exploiter et actualiser les tableaux de suivi : demandes clients, relances et encaissements, matériel
- Vérifier la cohérence du résultat avec l’objectif recherché, mettre en évidence les éléments significatifs et en rendre compte
Conduire un projet 2J (1J d’apprentissage + 7 h d’accompagnement individualisé)
- Apprendre à : préparer, organiser et planifier un projet (objectifs, étapes, ressources, calendrier)
- Apprendre à : piloter un projet, mettre en place une veille informationnelle et clôturer le projet
- Application au poste de travail (accompagnement individualisé) : choisir et cadrer un projet concret, par exemple la réorganisation de l’arborescence informatique
- Application au poste de travail (accompagnement individualisé) : mettre en œuvre le projet, en suivre l’avancement avec la formatrice et le clôturer par une restitution à la dirigeante
Équipe pédagogique
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Questionnaire de positionnement de la bénéficiaire
- Feuilles de présence
- Points d’étape avec la dirigeante sur l’application des acquis en situation de travail
- Questionnaire d’évaluation à chaud en fin de formation avec auto-évaluation de la bénéficiaire sur les objectifs pédagogiques pour évaluer sa progression
- Évaluation de l’atteinte des objectifs de la bénéficiaire par la formatrice en fin de formation
- Certificat de réalisation de la formation remis en fin de parcours
Ressources techniques et pédagogiques
- Support de présentation projeté servant de support pédagogique, remis à la stagiaire
- Jeux pédagogiques sous format de puzzle à reconstituer ou de mise en situation pour faciliter la prise en main et l’ancrage
- Mises en situation sur des cas réels de l’entreprise : réclamation, impayé, absence d’un salarié, urgence à arbitrer
- Jeux de rôle pour la posture face aux divers interlocuteurs internes ou externes
- Projet concret conduit au poste de travail avec accompagnement individualisé, et restitution orale à la dirigeante
- Outils remis : grille de priorisation, trame faits - options - recommandation, modèle de FAQ, trame de conduite de projet
Qualité et satisfaction
Capacité d'accueil
Délai d'accès
Accessibilité
Cette formation est accessible aux personnes à mobilité réduite. Nous mettons tout en oeuvre pour rendre accessible la formation aux personnes en situation de handicap. Chaque situation de handicap étant unique, il est conseillé d’être informés de la participation d’une personne en situation de handicap à l’une de nos formations, dès son inscription. N'hésitez pas à contacter notre référent handicap : contact@dlcc.fr